ZARZĄDZENIE NR 19/2011 WÓJTA GMINY KORYCIN
z dnia 22 sierpnia 2011 r.
w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy Korycin
Na podstawie art. 33 ust. 3 i art. 60 ust 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, Dz.U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203 i Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441i Nr 175, poz. 1457, z 2006r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675 oraz z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 117, poz. 679 i Nr 134, poz. 777), art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz art. 247 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z 2010 r. Nr 28 poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578, Nr 257, poz. 1726) ustalam Regulamin Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy Korycin w następującym brzmieniu:
§1
1. Regulamin określa:
1) cele i zadania kontroli zarządczej;
2) elementy systemu kontroli zarządczej;
3) zakres kontroli finansowej.
2. Postanowienia regulaminu mają zastosowanie do wewnętrznych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Korycin.
3. Zakres zadań oraz struktura organizacyjna Urzędu Gminy Korycin są określone w Regulaminie Organizacyjnym.
§ 2
Misją Urzędu jest zapewnienie prawidłowej realizacji wszystkich przewidzianych prawem zadań Gminy i Wójta w sposób pogłębiający zaufanie Obywateli do administracji samorządowej.
§ 3
Wizją działania Urzędu jest dążenie, aby realizacja powierzonych zadań odbywała się zgodnie z obowiązującym prawem, a usługi świadczone na rzecz klientów Urzędu były najwyższej jakości.
§ 4
Celami strategicznymi Urzędu są:
1) skuteczna i zgodna z prawem realizacja nałożonych zadań;
2) budowanie wizerunku Urzędu jako organizacji przyjaznej klientom otwartej na nowe wyzwania w celu poprawy świadczonych usług;
3) funkcjonowanie sprawnego i efektywnego systemu zarządzania Urzędem;
4) systematyczne rozwijanie systemów informatycznych wspomagających pracę w Urzędzie.
§ 5
Zadania Urzędu określają:
1) Regulamin Organizacyjny Urzędu;
2) Plan działania określający kluczowe cele i zadania Urzędu zaplanowane na dany rok przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu.
§ 6
Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.
§ 7
Skuteczność kontroli zarządczej zapewnia się poprzez realizację ustalonych procedur, zasad etycznych, mechanizmów organizacyjnych oraz system zarządzania ryzykiem z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej oraz ogólnie przyjętych przepisów prawa.
§ 8
1. Zobowiązuje się komórki organizacyjne Urzędu do:
1) określenia celów i zadań swoich komórek;
2) identyfikacji i oceny ryzyk występujących w komórkach;
3) przeprowadzenie analizy zidentyfikowanych ryzyk;
4) wprowadzenie mechanizmów kontrolnych;
5) utworzenia rejestru ryzyk dla zadań realizowanych przez komórki organizacyjne Urzędu.
2. Zaplanowane do realizacji na dany rok cele i zadania oraz rejestry zidentyfikowanych ryzyk przygotowane przez poszczególne komórki organizacyjne oraz osoby na samodzielnych stanowiskach przedkładane są Wójtowi Gminy w terminie do 15 listopada każdego roku wraz z projektem budżetu gminy na dany rok budżetowy.
3. Zestawienie zrealizowanych w danym roku budżetowym celów i zadań dla poszczególnych komórek oraz samodzielnych stanowisk w 2011 r. należy przedłożyć Wójtowi Gminy w terminie do 30 kwietnia za rok poprzedni. Wzór zestawienia stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia.
§ 9
System kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Korycin jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący:
1) samokontrolę;
2) kontrolę funkcjonalną;
3) kontrolę instytucjonalną.
§ 10
1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.
2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się wg następujących kryteriów:
1) poprawność organizacyjna komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania oraz doboru środków w celu wykonania założonych zadań);
2) legalność czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi;
3) gospodarność – ocena kontrolowanych zjawisk i procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia efektywności i celowości podejmowanych decyzji oraz ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które przy najniższych nakładach umożliwią uzyskanie optymalnych efektów;
4) celowość – realizuje się poprzez sprawdzanie czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym;
5) rzetelność – zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.
§ 11
1. Kontrola zarządcza funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, których obowiązki kontroli wynikają z zakresów czynności, lub którzy zostali zobligowani do kontroli. Oznacza bieżące podejmowanie działań zapewniających realizację celów i zadań, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
Ponadto polega na sprawdzeniu prawidłowości i terminowości załatwianych spraw, prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek aktowych a także prawidłowości redagowania pism i stosowania pieczęci oraz pobierania opłaty skarbowej.
2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli funkcjonalnej należy zgodnie z podziałem kompetencji do obowiązków:
1) Wójta;
2) Skarbnika, będącego jednocześnie Kierownikiem Referatu Finansowego;
3) Sekretarza Gminy;
4) pracowników, którym powierzono takie obowiązki w ramach zakresu czynności lub na podstawie oddzielnego upoważnienia.
3. Samokontrola pracownicza polega na kontroli prawidłowości pracy własnej pod kątem zgodności z przepisami prawa, obowiązującymi w Urzędzie procedurami itp. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
4. Kontrola zarządcza instytucjonalna realizowana jest poprzez:
1) prowadzenie działań zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) zapewnienie wiarygodności sprawozdań;
3) prowadzenie skutecznych i efektywnych działań;
4) ochronę zasobów oraz stosowanie fizycznych środków kontroli nad majątkiem;
5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania;
6) odpowiedni przydział zadań dla pracowników stosownie do posiadanych przez nich zakresów czynności, ich kwalifikacji i cech osobistych;
7) bieżące aktualizowanie zakresów czynności pracowników i upoważnień;
8) rozdzielenie funkcji decyzyjnych, kontrolnych i operacyjnych;
9) zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji;
10) monitoring działań;
11) zarządzanie ryzykiem;
12) zachowanie ciągłości nadzoru kierownictwa nad pracą podległych komórek organizacyjnych.
§ 12
1. Kontrola zarządcza instytucjonalna to prowadzenie czynności kontrolnych zmierzających do osiągnięcia założonych celów i zadań, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym przepisami prawa oraz ocena wykonania zadań pod względem efektywności, oszczędności i terminowości.
2. Kontrola zarządcza instytucjonalna realizowana jest przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Podlaski Urząd Wojewódzki, Urząd Kontroli Skarbowej, itp..
§ 13
Wykonanie Zarządzenia powierza się wszystkim komórkom organizacyjnym Urzędu.
§ 14
Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§ 15
Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania.
WÓJT
Mirosław Lech
