ZARZĄDZENIE NR 5/2015 WÓJTA GMINY KORYCIN

z dnia 30 grudnia 2015 r.

w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Korycin

      Na podstawie art. 33 ust. 1  ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2015 r. poz. 1515 i 1890) w związku z Zarządzeniem Nr 1/11 Wójta Gminy Korycin z dnia 24 stycznia 2011 r. w sprawie sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych w celu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Korycin zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. Z dniem 1 stycznia 2016 r. wprowadza się w Urzędzie Gminy Korycin, zwanym dalej „Urzędem„ teleinformatyczny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją zwany dalej „EZD” jako system wspomagający .

2. Systemem informatycznym, wspomagającym system tradycyjny, jest w szczególnosci elektroniczny obieg dokumentów „SmartDoc”.

3. Obowiązującym systemem prowadzenia dokumentacji w dalszym ciągu jest system tradycyjny, a sprawy dodatkowo prowadzi się elektronicznie.

§ 2. W EZD tworzy się, prowadzi ewidencję i rejestrację, przechowuje oraz zapewnia ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądż utratą akt spraw w postaci elektronicznej.

§ 3. 1. W Urzędzie ustala się jeden punkt Kancelarii Ogólnej.

2. Kancelaria Ogólna prowadzi rejestr korespondencji wpływającej i wychodzącej.

3. Wpływy adresowane na Urząd traktowane są jako korespondencja urzędowa i są otwierane w Kancelari Ogólnej Urzędu z wyłączeniem wpływów określonych w § 1 Załącznika do Zarządzenia Nr 3/11 Wójta Gminy Korycin z dnia 31 stycznia 2011 r. w sprawie określenia wytycznych w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych i archiwalnych w Urzędzie Gminy Korycin a także:

1) pism zawierających informacje niejawne o klauzuli zastrzeżone i poufne. Jeżeli po otwarciu koperty, nie oznaczonej na zewnątrz napisem „Zstrzeżone” i „Poufne”, okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące informację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie kancelarii informacji niejawnych z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty,

2) przesyłek adresowanych imiennie do Wójta , opatrzonych dopiskiem „do rąk własnych”,

3) ofert składanych w ramach ogłoszonych przetargów, bądż konkursów oraz naborów na stanowiska pracy.

§ 4. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określony jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

§ 5. 1. Wpływy na nośniku papierowym są skanowane  w sprawach o których mowa w § 2, po zaewidencjonowaniu w EZD oraz naniesieniu unikatowego identyfikatora z zastrzeżeniem w § 3 ust.3.

2. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z trescią pisma;

2) danych na kopercie,  gdy nie ma możliwości  jej otwarcia.

3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego gdy :

1) rozmiar strony  jest większy niż A4,

2) liczba  stron  jest większa niż 50,

3)  treść jest nieczytelna,

4) postać  lub forma pisma jest inna niż  papierowa,

5) postać lub forma pisma  niemożliwa jest  do skanowania.

§ 6. Dopuszcza się prowadzenie rejestrów i ewidencji, możliwych do zrealizowania w EZD poprzez publikowanie na bieżąco na portalu wewnętrznym Urzędu.

§ 7. 1. W przypadku awarii  systemu „SmartDoc” upoważniam Sekretarza Gminy  do podjęcia decyzji w sprawie przywrócenia obiegu akt na nośniku papierowym zgodnie z zasadami i trybem określonymi w załączniku do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27 , poz.140)  oraz zasadami obowiązującej instrukcji kancelaryjnej.

2. Po ustaniu awarii należy:

1)   niezwłocznie nanieść unikatowy identyfikator,

2)   wykonać odwzorowanie cyfrowe wpływu na nośniku papierowym,

3)   odzwierciedlić w EZD przebieg załatwiania spraw.

§ 8. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

§ 9. Zarządzenie obowiazuje od dnia podpisania.